1. Veri Sorumlusu

İşbu KVKK Aydınlatma Metni (“Metin”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında, CostChief platformunu kullanan gerçek kişilerin kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin olarak bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.

CostChief platformu kapsamında işlenen kişisel veriler bakımından veri sorumlusu aşağıda belirtilmiştir:

PFS ROBOTICS TEKNOLOJİ SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
Vergi No: 7291368852
Vergi Dairesi: Mesir Vergi Dairesi / Manisa
MERSİS No: 0729136885200001
Ticaret Sicil No: 23705
Adres: Güzelyurt Mahallesi, 5771 Sokak No: 28/A, Yunusemre / Manisa 45030
E-Posta: info@pfsrobotics.com
KEP: pfs@hs01.kep.tr

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

CostChief platformunun kullanımı kapsamında aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilmektedir:

• Kimlik bilgileri: ad, soyad ve benzeri kullanıcı kimlik bilgileri.
• İletişim bilgileri: e-posta adresi, telefon numarası, adres bilgileri ve kurumsal iletişim bilgileri.
• Üyelik ve hesap bilgileri: kullanıcı hesabı, hesap durumu, yetki bilgileri ve kimlik doğrulama kayıtları.
• Firma ve işletme bilgileri: firma adı, ticari unvan, vergi numarası, vergi dairesi, MERSİS numarası, ticaret sicil numarası, resmi adres, resmi telefon, KEP, UETS ve benzeri firma bilgileri.
• Kullanıcının yüklediği belge, evrak ve dosyalar.
• İletişim tercihleri ve onay kayıtları.
• Sözleşme kabul kayıtları ve elektronik onay kayıtları.
• İşlem güvenliği kayıtları, Audit kayıtları, giriş-çıkış kayıtları, IP adresi, user-agent bilgisi, oturum kayıtları ve teknik log kayıtları.
• Çerez, cihaz, tarayıcı ve kullanım bilgileri.
• Hukuki işlem, talep, şikayet ve uyumluluk kayıtları.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenebilmektedir:

• Üyelik ve hesap oluşturma süreçlerinin yürütülmesi.
• Kullanıcı doğrulama, e-posta doğrulama ve kimlik doğrulama işlemlerinin gerçekleştirilmesi.
• CostChief hizmetlerinin sunulması, işletilmesi, geliştirilmesi ve güvenliğinin sağlanması.
• Firma oluşturma, firma yönetimi, firma bilgileri ve firma doğrulama süreçlerinin yürütülmesi.
• Belgelerin, kayıtların, kullanıcı içeriklerinin ve firma dosyalarının saklanması ve yönetilmesi.
• Kullanıcı ve firma yetkilendirme süreçlerinin yürütülmesi.
• Sözleşme, KVKK, açık rıza ve iletişim tercihleri kayıtlarının tutulması.
• Destek, bakım, teknik yardım ve müşteri hizmetleri faaliyetlerinin yürütülmesi.
• Sistem güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın önlenmesi ve yetkisiz erişim girişimlerinin tespit edilmesi.
• Denetim, kayıt, raporlama ve iç operasyon süreçlerinin yürütülmesi.
• Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
• Uyuşmazlıkların çözümü, hukuki taleplerin takibi ve resmi kurum taleplerinin karşılanması.

4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz; üyelik formları, profil ekranları, firma bilgi formları, belge yükleme ekranları, iletişim formları, destek talepleri, elektronik iletişim kanalları, log ve güvenlik sistemleri, çerezler, teknik araçlar ve CostChief platformundaki kullanıcı işlemleri aracılığıyla elektronik ortamda toplanabilmektedir.

Kişisel verileriniz KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebepler kapsamında işlenebilmektedir:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması.
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati için veri işlemenin zorunlu olması.
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
• Gerekli olduğu hallerde ilgili kişinin açık rızası.

5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, hizmetlerin sunulabilmesi ve platformun işletilebilmesi amacıyla aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları.
• Mahkemeler, icra daireleri ve hukuken yetkili resmi makamlar.
• Hukuk, mali müşavirlik, denetim ve danışmanlık hizmeti alınan taraflar.
• Altyapı, barındırma, güvenlik, yedekleme ve teknoloji hizmet sağlayıcıları.
• E-posta, SMS, bildirim ve iletişim hizmeti sağlayıcıları.
• Ödeme, faturalama ve abonelik süreçlerinde kullanılan hizmet sağlayıcıları.
• Platformun çalışması için gerekli diğer tedarikçiler ve iş ortakları.

Kişisel veri aktarımları yürürlükteki mevzuata uygun şekilde gerçekleştirilir.

6. Kullanılan Hizmet Sağlayıcılar ve Teknik Altyapılar

CostChief platformu kapsamında aşağıdaki hizmet sağlayıcılar veya benzeri hizmet sağlayıcılar kullanılabilir:

• DigitalOcean veya benzeri sunucu ve veri barındırma hizmetleri.
• Amazon Web Services (AWS) ve ilişkili servisler.
• NetGSM veya benzeri SMS servis sağlayıcıları.
• E-posta gönderim, SMTP, bildirim ve iletişim altyapıları.
• Güvenlik, yedekleme, loglama, izleme ve performans takip hizmetleri.

Kullanılan teknik altyapılar, hizmetin güvenliği, sürekliliği, performansı ve geliştirilmesi amacıyla zaman içerisinde değiştirilebilir veya güncellenebilir.

Bazı hizmet sağlayıcıların sunucuları veya teknik altyapıları yurt dışında bulunabilir. Bu durumda kişisel verilerin aktarımı yürürlükteki KVKK hükümleri ve ilgili mevzuat çerçevesinde değerlendirilir.

7. Yapay Zekâ Hizmetlerine İlişkin Bilgilendirme

CostChief platformunda ileride yapay zekâ destekli hizmetler sunulabilir. Ancak yapay zekâ destekli analiz, özetleme, sınıflandırma, yorumlama, teklif hazırlama, maliyet analizi, doküman arama ve benzeri işlemler için kullanıcıdan ayrıca bilgilendirme, kullanım onayı veya gerekli hallerde açık rıza alınabilir.

Bu KVKK Aydınlatma Metni, CostChief platformunun genel kullanımına ilişkin veri işleme süreçlerini açıklamaktadır. Yapay zekâ hizmetlerine ilişkin özel kullanım şartları ve onay süreçleri ayrıca düzenlenebilir.

8. Kişisel Verilerin Saklanması

Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca veya işleme amacının gerektirdiği süre kadar saklanır.

Saklama süresi sona eren kişisel veriler mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Bununla birlikte; sözleşme kabul kayıtları, Audit kayıtları, güvenlik kayıtları, firma doğrulama kayıtları, hukuki işlem kayıtları ve mevzuat gereği saklanması gereken kayıtlar daha uzun sürelerle saklanabilir.

9. İlgili Kişinin Hakları

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında ilgili kişiler aşağıdaki haklara sahiptir:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme.
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme.
• KVKK’da öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

10. Başvuru Yöntemi

KVKK kapsamındaki taleplerinizi aşağıdaki iletişim kanalları üzerinden veri sorumlusuna iletebilirsiniz:

E-Posta: info@pfsrobotics.com
KEP: pfs@hs01.kep.tr
Adres: Güzelyurt Mahallesi, 5771 Sokak No: 28/A, Yunusemre / Manisa 45030

Başvurular yürürlükteki KVKK mevzuatı çerçevesinde değerlendirilir ve sonuçlandırılır.

11. Güncelleme ve Yürürlük

Bu KVKK Aydınlatma Metni gerekli görüldüğünde güncellenebilir.

Güncel sürüm CostChief platformu üzerinden yayımlanır ve yayımlandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer.